6- مدیریت و نگهداشت دارایی ها

دارایی ها و همچنین نگهداری و تعمیرات آنها یکی از اجزای مهم در كسب وكار سازمان ها میباشد. داشتن اطلاعات دقیق از وضعیت داراییها و برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات آنها امری لازم و ضروری است. این سیستم كلیه امور مرتبط با مدیریت و نگهداشت دارایی ها را بر اساس اهداف و استراتژی های سازمان، كه در سیستم برنامه ریزی استراتژیک تعیین میشوند، پوشش می دهد.

1-6) طرحهای تملک دارایی
1-1-6) نیازسنجی و امکان سنجی طرحهای تملک دارایی
2-1-6) برنامه ریزی و آماده سازی
3-1-6) مدیریت ساخت
4-1-6) نظارت و تحویل گیری
سایر امکانات پیدار
1-6) طرحهای تملک دارایی

این نرم افزار پشتیبان مجموعه عملیات و خدمات مشخصی است كه بر اساس مطالعات توجیهی، فنی و اقتصادی و اجتماعی كه توسط دستگاه اجرایی انجام میشود، طی مدت معین و با اعتبار معین برای تحقق بخشیدن به اهداف و استراتژیهای سازمان به صورت سرمایه گذاری ثابت یا مطالعه برای ایجاد دارایی سرمایه ای اجرا میگردد و منابع مورد نیاز اجرای آن از محل اعتبارات مربوط به تملک دارایی های سرمایه ای (ساختمان، اراضی و ...) تأمین میشود. این موضوع شامل مباحث عمرانی و ساخت وساز كه در برخی كشورها و نیز اسناد بالادستی مطرح شده است، نیز میشود

1-1-6) نیازسنجی و امکان سنجی طرحهای تملک دارایی

ماژولی كه شامل كاركردهای زیر است:
- تعریف طرحهای تملک داراییهای سرمایه ای و پروژه های مربوط به آنها
- ثبت قوانین و مقررات مربوط به طرحهای تملک دارایی های سرمایه ای
- ثبت كلیه اطلاعات مندرج در موافقتنامه شرح عملیات طرحهای تملک دارایی های سرمایه ای و پروژه های مربوط
- تطابق نیازمندیهای داراییها با استراتژیهای كسب وكار
- ارزیابی شرایط و جنبه های داخلی و خارجی مختلف و بررسی قوانین و مقررات مربوط به برنامه های سرمایه گذاری بزرگ
- تصمیمگیری برای خرید و ساخت یا هیچکدام
- بررسی و تصویب پروژه های سرمایه گذاری و خرید داراییهای ثابت
- مدیریت موافقتنامه طرحهای تملک دارایی
- تدوین الزامات و محدودیتها
*كلیه تحلیلهای مالی از جمله هزینه و سود تملک دارایی از طریق سیستم حسابداری تملک دارایی انجام میشود.
* اگر تصمیم بر خرید باشد، فرآیند خرید از طریق گروه سیستم تداركات و انبار انجام میشود.

2-1-6) برنامه ریزی و آماده سازی

ماژولی كه شامل كاركردهای زیر است:
- انتخاب محل (زمین یا ملک)
- دریافت مجوز ساخت
- توسعه، ساخت، تغییر و بازسازی سایتها
- تجزیه، تحلیل، طراحی و آماده سازی تجهیزات و امکانات
- برنامه ریزی منابع ساخت

-بررسی شرایط و ضوابط ملک و تجهیزات
- مدیریت تجهیز فضای كاری
- مدیریت تغییر اندازه، شکل یا كاربری فضای كاری و داراییها

3-1-6) مدیریت ساخت

ماژولی كه شامل كاركردهای زیر است:
- جمع آوری منابع موردنیاز
- پشتیبانی از طراحی داراییها با هدف پاسخگویی به نیازهای سازمانی
- مدیریت اجرایی ساخت از طریق ارتباط با سیستم مدیریت طرحها و پروژه ها
- افزایش / جایگزینی دارایی های موجود

4-1-6) نظارت و تحویل گیری

ماژولی كه شامل كاركردهای زیر است:
- نظارت بر عملکرد (خرید یا ساخت) از جنبه های قانونی و غیره
- كنترل كیفیت اجرای پروژه ها
- كیفیت طراحی و ساخت در پروژه ها
- مدیریت ایمنی و امنیت
- مدیریت مراحل تحویل موقت و دائم نتایج و فرآورده های طرحهای تملک داراییهای سرمایهای
- ثبت و به روزآوری اطلاعات داراییهای ایجاد شده(ارتباط با سیستم مدیریت داراییها)
- كنترل پیشرفت فیزیکی عملیات پروژه ها در زمانهای مشخص
- بررسی و گزارش وضعیت اجرای پروژه ها براساس چهار شاخص در دست اجرا، خاتمه یافته، متوقف و شروع نشده
- بررسی علل تاخیر
- بررسی نحوه ارجاع كار پروژه های پیمانی و امانی

سایر امکانات پیدار
2-6) مدیریت داراییها
1-2-6) شناسنامه دارایی ها
2-2-6) مدیریت چرخه حیات دارایی ها
3-2-6) بیمه دارایی ها
سایر امکانات پیدار
2-6) مدیریت داراییها

مدیریت انواع دارایی های منقول، غیرمنقول و غیرمشهود ( سرقفلی، برند) را به عهده دارد.

1-2-6) شناسنامه دارایی ها

مدیریت شناسنامه داراییها شامل ثبت و نگهداری مشخصات فیزیکی، فنی، استهلاک،(محل) استقرار، ظرفیت دارایی و وضعیت جاری دارایی از جنبه های مختلف است.
این ماژول شامل كاركردهای زیر است:
- تعریف انواع گروه های اصلی و فرعی دارایی
- تعریف انواع دارایی، خودرو، ملک و ...
- تعریف داراییهای نامشهود نظیر سرقفلی، امتیاز انشعاب خدمات عمومی، مالکیت معنوی
- تعریف انواع اوراق بهادار
- تعریف اطلاعات ویژه یک مال نظیر شرایط خاص بهره برداری، تعمیر و نگهداری، ضمانت، خدمات پس از فروش، ...
- تعریف مشخصات ساختمانها، طبقات و اتاقها نظیر نشانی، مساحت عرصه و اعیان، تعداد، نوع كاربری و ...
- تعریف مشخصات محلهای استقرار اموال نظیر ساختمان، طبقه، اتاق،مركز هزینه، شخص تحویل گیرنده
- تعریف امنای اموال و مشخصات شخصی و شغلی آنها
- تعریف اشخاص تحویل گیرنده اموال و مشخصات شخصی و شغلی آنها
- تعریف وقایع گوناگون نظیر سیل، زلزله، سرقت، آتش سوزی، تصادف و ...
- تعریف جدول استهلاک

2-2-6) مدیریت چرخه حیات دارایی ها

ماژولی كه شامل كاركردهای زیر است:
- صورت برداری: تخصیص شماره داراییها و نصب برچسب یا پلاک
- جایابی، نصب، تجهیز، تحویل و نظارت بر استفاده از داراییهای در اختیار كارمندان سازمان
- مطابقت داراییهای موجود با لیست داراییهای تحویل داده شده به افراد و واحدها
- موقعیت یابی و ردیابی داراییها
- ثبت سابقه داراییهای مفقود شده، حادثه دیده و سرقتی
- ثبت سابقه خرابیها و تعمیرات دارایی
- تهیه و تنظیم انواع صورتحسابها، دفاتر و صورت موجودی مانده داراییها
- رسیدگی و تطبیق صورتحسابهای مرتبط با فرمهای دارایی و دریافت شده
از واحدهای مختلف، به منظور كنترل صحت مندرجات
- نظارت بر عمر مفید داراییها
- بررسی ظرفیت دارایی
- ثبت كاركرد داراییها ( به صورت تقویمی یا كاركرد فعال)
- بازنشستگی داراییهایی كه دیگر برای سازمان قابل استفاده نیستند، یا دارایی هایی كه دیگر در حالت فعال نیستند، از تاریخ گذشته اند و یا تعمیر و نگهداری آنها بیش از هزینه جایگزینی آنها است.
- انتقال داراییها

3-2-6) بیمه دارایی ها

ماژولی كه مدیریت بیمه داراییها را به عهده دارد.
این ماژول شامل كاركردهای زیر است:
- ثبت بیمه نامه ها و محدوده اعتبار آنها
- ثبت پوشش بیمه ای دارایی ها به صورت گروهی
- اعلام سررسید بیمه
- اعلام حادثه و دریافت خسارت از بیمه

سایر امکانات پیدار
3-6) تعمیرات و نگهداری
1-3-6) مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات
2-3-6) برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات
3-3-6) كاركرد تأسیسات و تجهیزات
4-3-6) اجرای تعمیر
5-3-6) ارزیابی و كنترل كیفیت تعمیرات
6-3-6) تحلیل عیوب و ریسک ها
سایر امکانات پیدار
3-6) تعمیرات و نگهداری

سیستمی كه برای انجام فعالیتهای تعمیرات و نگهداری تأسیسات، ساختمان ها و تجهیزات متعلق به سازمان در نظر گرفته شده است.

1-3-6) مدیریت اطلاعات نگهداری و تعمیرات

ماژولی كه مدیریت اطلاعات ابزارآلات تعمیر، تعمیركاران، انواع تعمیرات، چک لیستها، فرمها، دستورالعملها، گروه بندی تعمیرات، عیوب، شاخصهای اثربخشی تعمیرات و غیره را پشتیبانی میكند.
این ماژول شامل كاركردهای زیر است:
- تعریف تاسیسات و مشخصات عمومی و فنی و تجهیزات جانبی آنها
- گروه بندی تاسیسات شامل مکانیکی و برقی
- گروه بندی تاسیسات مکانیکی شامل: تاسیسات گرمایی، تعویض هوا و تهویه مطبوع، تاسیسات بهداشتی و ...
- گروه بندی تاسیسات برقی شامل: تاسیسات شبکه برق رسانی، تاسسیات شبکه مخابراتی و ارتباطی، تاسیسات شبکه رایانه ای
- تعریف تجهیزات و ماشین آلات و مشخصات عمومی و فنی مربوط و دستگاه های جانبی آنها
- گروه بندی تجهیزات و ماشین آلات شامل: برقی، مکانیکی، مخابراتی، الکترونیکی، رایانهای، اداری، اعلام و اطفای حریق و ..
- ایجاد ساختاری درختی برای تجهیزات و ماشین آلات و اجزا و قطعات آنها در سطوح مختلف و كدگذاری آنها
- تعریف و كدگذاری انواع قعالیتهای مربوط به نگهداری ادواری و موردی، آزمایش، اندازه گیری، تنظیم، تعویض، روغن كاری و نظافت و تعمیر اداوری و موردی
- تعریف انواع عیب تاسیسات، تجهیزات و ماشین آلات به همراه دلایل بروز و راهنمای رفع آنها
- تعیین اولویت برای هر فعالیت نگهداری و تعمیر
- تعریف تقویم كاری برای كاركرد، نگهداری و تعمیر تاسیسات، تجهیزات و ماشین آلات
- تعیین تقویم كاری گروه ها و پیمانکاران نگهداری و تعمیرات
- تعریف دستورالعملهای انجام كار
- تعریف مستندات فنی در انواع مختلف شامل: نقشه، متن، ویدئو، عکس و میکروفیلم
- تعریف واحدهای اندازه گیری
- تعریف وسایل اندازه گیری
- تعریف ابزارهای تعمیراتی
- تعریف مواد مصرفی، ملزومات و قطعات یدكی برای هر یک از تاسیسات، تجهیزات و ماشین آلات
- تعریف قطعات معادل برای هر قطعه
- تعریف محل نگهداری مواد، ملزومات و قطعات

-تعریف مکانهای استفاده یا استقرار تاسیسات، تجهیزات و ماشین آلات
- تعریف تناوبهای زمانی
- تعریف سازندگان، تامین كنندگان و منابع خرید تاسیسات، تجهیزات و ماشین آلات و مواد مصرفی، ملزومات و قطعات یدكی آنها
- تعریف تعمیرگاه ها و پیمانکاران تعمیراتی و واحدهای خدمات جانبی مشخصات آنها
- تعریف مشخصات شخصی و شغلی، تخصص، كیفیت انجام امور ارجاعی و ... نیروی انسانی جهت انجام امور اپراتوری، نگهداری و تعمیر
- امکان ثبت اطلاعات مربوط به ضمانت تأسیسات، تجهیزات و ماشینآلات شامل مدت و كاركرد ضمانت، موارد پوشش و عدم پوشش ضمانت و...
- امکان ثبت اطلاعات مربوط به قراردادهای نگهداری و تعمیرات

2-3-6) برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات

ماژولی كه برنامهریزی انواع روشهای نگهداری و تعمیرات بصورت های ماهانه و سالانه را پشتیبانی میكند؛ شامل كاركردهای زیر:
- تعریف سیاستها و رویکردهای نگهداری و تعمیرات تجزیه و تحلیل داراییها و پیشبینی نیازهای تعمیر و نگهداری آنها
- امکان برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات ادواری تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات بر اساس دوره های زمانی مورد نظر، كاركرد تأسیسات،تجهیزات و ماشین آلات، تركیبی از زمان و كاركرد، نتایج بازدید و آزمایشهای انجام شده و ... - برنامه ریزی نگهداری پیشگیرانه
- برنامه ریزی نگهداری پیش گویانه
- تعیین فعالیتهای از پیش تعریف شده جهت تعمیرات اضطراری
- تعریف روشهای متفاوت تعمیرات پیشگیرانه
- تعیین وظایف و مراحل نگهداری و تعمیرات
- زمانبندی وظایف و تعریف زمان استاندارد فعالیتها
- برنامه ریزی منابع تعمیر: برنامه ریزی تامین اقلام یدكی بر اساس لیست درختی اجزاء تجهیزات، ابزارآلات تعمیراتی موردنیاز، نیروی انسانی موردنیاز
- ایجاد دستور كارهای مربوطه برای تعمیر و نگهداری
- بلوكه كردن ظرفیت در دسترس واحد برنامه ریزی تولید در هنگام تعمیرات اضطراری و یا بر اساس برنامه تعمیرات پیشگیرانه
- یکپارچگی با برنامه كالیبراسیون تجهیزات
- امکان برنامه ریزی برای بازدیدهای فنی ادواری و موردی بر اساس شرایط استاندارد یا موردنظر
- امکان صدور مکانیزه دستور بازدید و آزمایش با توجه به سررسیدهای تقویم كاری
- امکان تهیه چک لیستهای اطلاعاتی در مورد ارزیابی تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات با استفاده از شاخصهای استاندارد، بین المللی یا موردنظر
- امکان تعیین نیروی انسانی برای انجام امور نگهداری و تعمیرات

-امکان تعیین زمان بهینه برای نگهداری و تعمیر ادواری تعیین - تناوب مطلوب برای هر نوع كار نگهداری و تعمیرات با در نظر گرفتن عوامل زمان و هزینه
- امکان بهینه كردن فعالیتهای نگهداری و تعمیرات بر اساس نیروی انسانی در دسترس، زمان های توقف كار تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات، ابزار، ملزومات و قطعات در دسترس و یا تركیبی از این موارد

3-3-6) كاركرد تأسیسات و تجهیزات

این ماژول شامل كاركردهای زیر است:
- امکان ثبت كاركرد تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات بر اساس شاخصها و واحدهای اندازه گیری مورد نظر
- امکان ثبت میزان فعال و غیر فعال بودن تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات، محاسبه كاركرد واقعی و محاسبه راندمان كاركرد
- امکان ثبت زمان شروع و توقف فعالیت تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات و علل توقفات، تأخیرها و خرابیها
- امکان درخواست توقف كار تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات
- امکان محاسبه و ثبت مقدار مواد و ملزومات مصرفی تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات
- امکان مقایسه كاركرد تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات با كاركرد استاندارد یا مورد نظر
- امکان محاسبه طول عمر تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات با استفاده از روشهای مهندسی و توابع توزیع مختلف شامل توابع توزیع نرمال، پواسون، نمایی و ...

4-3-6) اجرای تعمیر

این ماژول مدیریت عملیات مربوط به درخواستهای تعمیر (كلیه درخواستهای نگهداری و تعمیرات تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات)، مدیریت هزینه های تعمیرات، كنترل وارانتی تجهیزات و اجزاء آنها به هنگام انجام فعالیتهای تعمیراتی، بازدیدهای دوره ای، تکمیل چک لیستها، مدیریت پارامترهای پایش وضعیت، درخواست قطعات از انبار یا خرید قطعات، امکان ثبت اطلاعات مربوط به خرید قطعات، امکان درخواست ابزار و نیروی انسانی لازم، امکان ثبت آزمایشهای انجام شده روی تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات (شامل تاریخ و محل آزمایش، دستگاه آزمایش شده، فرد آزمایش كننده، مورد آزمایش، نتیجه آزمایش ) و به طور كلی مدیریت و ثبت جزئیات مربوط به اجرای انواع روشهای نگهداری و تعمیرات ( از جمله تعمیرات پیشگیرانه، پیشگویانه، اصلاحی، اضطراری، كالیبراسیون و تعمیرات اساسی) را پوشش میدهد. این جزئیات باید شامل قطعات تعویض شده، نتیجه نگهداری و تعمیرات، مشخصات گروه یا پیمانکار نگهداری و تعمیرات، زمان شروع و خاتمه و هزینه های صورت گرفته باشد.

5-3-6) ارزیابی و كنترل كیفیت تعمیرات

ماژولی كه شامل كاركردهای زیر است:
- مشاهده كلیه سوابق تعمیرات انجام شده به تفکیک
- كنترل كیفیت تعمیر و نگهداری
- مدیریت ایمنی: تطابق با دستورالعملها، قوانین، مقررات و استانداردهای ایمنی
- ارزیابی كارایی و اثربخشی تعمیرات بر اساس اهداف و شاخصهای از پیش تعریف شده
- امکان مقایسه نتایج بازدیدها و آزمایشها در دوره های زمانی موردنظر
- امکان مقایسه عملکرد نگهداری و تعمیر تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات با برنامه ریزی به عمل آمده یا درخواستهای رسیده
- امکان مقایسه عملکرد نگهداری و تعمیر تأسیسات، تجهیزات و ماشین آلات با مقادیر استاندارد یا مورد نظر
- امکان ثبت راندمان كاری كاركنان واحد نگهداری و تعمیرات
- امکان تهیه صورت مالی از امور نگهداری و تعمیرات انجام شده توسط پیمانکاران تعمیراتی و مقایسه آن با صورتحساب صادر شده از سوی پیمانکاران بر اساس قراردادهای منعقد شده
- امکان مقایسه میزان كاركرد قطعات خراب شده با مقادیر استاندارد یا موردنظر
- امکان محاسبه شاخصهای قابلیت اطمینان و تعمیرپذیری، شامل متوسط فاصله زمانی بین دو خرابی، متوسط زمان تعمیر و ...

6-3-6) تحلیل عیوب و ریسک ها

ماژولی كه طبقه بندی عیوب تجهیزات، ریشهیابی تحلیلی علت وقوع مشکلات تجهیزات و مدیریت ریسک های عیوب و اولویت بندی آنها را بر عهده دارد.

سایر امکانات پیدار