پیاده سازی سیستم جامع مالی و اداری

پیاده سازی سیستم جامع مالی و اداری

پیاده سازی سیستم جامع مالی و اداری

 

عوامل حیاتی در موفقیت پیاده سازی سیستم جامع مالی و اداری دخیل هستند که به صورت کامل به آنها می پردازیم :

سیستم جامع مالی و اداری

  • حمايت مديريت سطوح بالا:

 حمايت مديريت سطوح بالا در طول دوره پياده سازي الزامي و حياتي است. پروژه بايد از طرف مديران ارشد سازمان تاييد شده و با استراتژي هـا و اهـداف تجـاري همسـو شـود. مديريت ارشد بايد به طور عمومي و شفاف پروژه را به عنوان وظيفه اي با اولويت بالا براي تمام كاركنان سازمان معرفي كند.

  • طرح تجاري و چشم انداز :

در طول چرخه حيات سیستم جامع مالی و اداری يك نقشه و چشم انداز شفافي بـراي تغييـر جهـت پـروژه مورد نياز است. داشتن يك برنامه تجاري كه مرز و محـدوده اسـتراتژي هـاي ارايـه شـده و مزايا، منابع، هزينه ها، ريسك ها و محدوده زماني را مشخص كنـد، بسـيار حيـاتي و الزامـي است. اين كار باعث تمركز افراد بر مزاياي كار مي شود. بايد مدل واضح و روشـني وجـود داشته باشد تا مشخص كند سازمان در پشت تلاش هاي پياده سازي چگونه بايد عمل كنـد. برنامه تجاري، كار را ساده كرده و روي آن اجراي پروژه تاثير مي گذارد.

  • كار گروهي و تيمي :

در چرخه حياتسیستم جامع مالی و اداری كار گروهي و تيمي بسيار مهم است. تيم بايد متشكل از بهترين افراد در سازمان باشد. اعضاي تيم بايد تركيبي از افراد و پرسنل داخلـي و مشـاوراني باشد كه بتوانند توانايي هاي فني را براي طراحي و پياده سازي گسترش دهند. هر دو تجربـه تجاري و فني براي موفقيت موثر مي باشند. پروژهسیستم جامع مالی و اداری  بايد بـالاترين و تنهـاترين دغدغـه اعضاي تيم باشد و حجم كاري آنها به گونه اي باشد كه از عهده انجام آن برآيند. تـا آنجـا كه ممكن است اعضاي تيم بايد در يكجا و با امكانات كافي براي كارايي بيشتر با هـم كـا ر كنند.

  • فرهنگ سازي در سازمان زماني

 تصميم به اجراي استقرار سيستم جامع مالی و اداری بگيريد كه سازمان شما آمادگي پذيرش تغييرات بنيادي و اساسي را داشته باشد. براي ايـن كـار بايـد ضـمن انتخـاب افـراد مسـتعد و دادن آموزش هاي لازم، آنان را با اهداف و استراتژي هاي مورد انتظار آشنا نماييد. اجـراي پروژه مستلزم ايجاد تغييرات اساسي در فرايندها است كه اين امـر بـا همكـاري ايـن افراد و مشاوران امكان پذير است به شرط آنكه مديريت ارشـد سـازمان همـواره حـامي و پشتيبان آن باشد.

  • ارتباطات موثر :

ارتباطات موثر نيز در پيـاده سـازي سیستم جامع مالی و اداری بسـيار حيـاتي هسـتند. انتظـارات بايـد در هـر سطحي اعلام شوند، ورودي هاي كاربر بايد براي تامين نيازها، درخواست ها، عكس العمل ها و تاييديه ها مديريت شوند و پرسنل بايد پيشاپيش، از حوزه، اهداف، فعاليت ها و بهنگام سازي ها و تغييرات آگاهي داشته باشند.

 

عوامل عدم موفقیت پیاده سازی سیستم جامع مالی و اداری :

شكست سیستم جامع مالی و اداری مي تواند توسط عوامل بسياري تحت تاثير قرار گيرد. در اغلب موارد، غير ممكن است كه فقط يك بخش را را مقصر بدانيد، اما در بعضي موارد مشكل به طور عمده در فروشندگان نرم افزار و يا يكپارچه كنندگان سيستمها نهفته است، و در برخي ديگر، سازمان در پياده سازي سيستم ERP درگير روشهاي تجربي ميشود كه منجر به شكست پروژه ميگردد.

اما 10 عامل كه اغلب منجر به شكست سيستم جامع مالی و اداری می شوند عبارتند از:

  • مشاوران بي تجربه:

 تجربه يكپارچه كنندگان سيستم در اختصاص مشاوران بي تجربه براي پروژه هاي سیستم های جامع مالی و اداری  چنان شايع است كه تقريبا در هر طرحي، به دادگاه شكايتي ارجاع ميشود، كه اين كار به عنوان يك دليل عدم موفقيت اين پروژه ها ميباشد.

  • سرريز بودجه :

 فروشندگان سیستم جامع مالی و اداری ،در تلاش براي رقابتي تر كردن قيمتهاي پيشنهادي خود هستند، كه اين امر به دست كم گرفتن پيچيدگي پياده سازي و پيشنهاد بودجه غير واقعي به مشتريان بالقوه، شناخته شده است. سازمان هايي كه سيستم هاي جامع مالی و اداری را پياده سازي كرده اند اعتقاد دارند كار در زمينه هاي زير به احتمال زياد منجر به سرريز بودجه ميشود: آموزش كاركنان، يكپارچه سازي و تست ارتباط بين بسته هاي سیستم های جامع مالی و اداری ،سفارشي سازي نرم افزار، تبديل داده ها را از سيستم قديمي به سيستم جامع مالی و اداری ، يكپارچه سازي انبار داده ها با سيستم و كمك مشاور خارجي مورد نياز پس از راه اندازي ماژول ها

  • جدول زماني غير معقول:

بسياري از سازمانها زمان تكميل پروژه هاي سیستم جامع مالی و اداری خود را خيلي ناچيز مي پندارند. برخي از پروژه هاي سیستم جامع مالی و اداری شكست ميخورند، زيرا سازمان ها فعاليت هاي پروژه حياتي را، مانند تنظيم سيستمها، مستند سازي و آزمايش قبل از راه اندازي، بصورت غير منطقي زمانبندي ميكنند. كارشناسان هشدار مي دهند كه اگر چه كوچك، طرحهاي هدفمند آماده براي استفاده در عرض سه تا شش ماه ممكن است طول بكشند، اجراي پياده سازي چند بعدي بزرگ معمولا چندين سال طول مي كشد.

  • انتظارات غير واقعي:

سازمان ها اغلب فكر ميكنند كه پياده سازي سيستم هاي جامع مالی و اداری بسياري از مشكلات كارايي آنها را حل ميكند، اما پيچيدگي فرآيند پياده سازي و يا ريسكهاي مرتبط با پياده سازي را در نظر نمي گيرند.

  • بهره برداري ماژولها بصورت همزمان و زمانبندي نامناسب راه اندازي:

پياده سازي غالبا هنگامي كه سازمان ها تمام برنامه هاي سازماني شان را به طور همزمان راهاندازي مي كند، شكست مي خورد. پياده سازي بايد به تكه هاي قابل مديريت تقسيم و بهره برداري همزمان تعدادي از برنامه هاي كاربردي بايد بر اساس منابع پياده سازي سازمان انجام گيرد.

  • سفارشي سازي بيش از حد نرم افزار:

 خبرگان هشدار مي دهند كه سفارشي سازي بيش از حد مي تواند يكپارچگي نرم افزار را به هم ميريزد و منجر به تاخير در پروژه، سرريز بودجه، و يك سيستم غير قابل اعتماد ميگردد

  • عدم تعهد و حمايت مديريت ارشد:

 يكي از دلايل رايج براي شكست پروژه عدم تعهد و حمايت مديريت ارشد ذكر شده است. در برنامه ريزي منابع سازماني توضيح داده شده است كه: “حاميان مالي اجرايي نميتوانند صرفا براي تماشاي بازي در حاشيه بايستند. آنها بايد به وضوح، بصورت زباني و فعالانه، تعهد به پروژه ها و حمايت از اعضاي تيم پروژه در هر نقطه ممكن را به رهبري نشان دهند

  • مديريت پروژه و كنترل ضعيف:

 مديران پروژه بايد در هر جنبه اي از پياده سازي وارد و فعاليت پروژه را با دقت نظارت كنند. ريسك هاي پروژه بايد شناسايي و بلافاصله، منابع مورد نياز مناسب را تامين، و پرسنل و ساير مسائل مربوط به آنها را حل و فصل كنند. وانگ و همكارانش دريافتند كه عدم برنامه ريزي، رهبري، مديريت، و نظارت بر پياده سازي سيستم، عامل مشترك در شكست پروژه هستند

  • عوض شدن تيم پروژه:

 بسياري از پياده سازيهاي از عوض شدن تعداد بالايي از كارمندان رنج ميبرند. خبرگان خاطر نشان كرده اند كه از دست دادن اعضاي تيم منجر به دانش و انتقال مهارت ناكافي در ميان كاركنان مي شود و خطر شكست پروژه را افزايش مي دهد. برخي از سازمانها براي صرفه جويي در هزينه اقدام به استخدام كاركنان كمتر براي كار با ساعت هاي بيشتر بر اساس اضافه كاري ميكنند، اغلب حجم كار انفرادي را تا 150 درصد افزايش ميدهند. اما مطالعات نشان داده اند كه وقتي كاركنان براي كار در ساعت هاي بيشتر و بيش از يك مدت زمان طولاني مورد نياز قرار داده ميشوند ، آنها به احتمال بيشتري دچار فرسودگي و استعفا مي شوند

  • آموزش ناكافي كاركنان:

آموزش مرتبط با سیستم جامع مالی و اداری بسيار مهم است از آنجا كه كارمندان بايد واسط هاي نرم افزار جديد و فرآيندهاي كسب و كاري كه كل عمليات سازمان را تحت تاثير قرار ميدهند را بياموزند. با اين حال، سازمان ها اغلب مشكلات كاركنان در انتقال از يك سيستم قديمي به يك سيستم  جامع را پيش بيني نميكنند و آموزش را در حاشيه و يا با عجله برنامه ريزي ميكنند. مشكلات بعد از پياده سازي بر خلاف آنچه كه بسياري از سازمان ها فكر ميكنند، كه يك پروژه زماني كه راه اندازي ميگردد به اتمام رسيده است.