پیاده سازی نرم افزار مدیریت مالی

پیاده سازی نرم افزار مدیریت مالی

پیاده سازی نرم افزار مدیریت مالی

 

شواهد حاکی از آن است که پیاده سازی نرم افزار مدیریت مالی در سازمان باعث ایجاد تغییراتی در سیستم حسابداری می شود. مهمترین این تغییرات عبارتند از :

ایجاد یک تابع ممیزی درونی ، استفاده از اندیکارتورهای غیر مالی و آنالیز ثمر بخشی در سطح تولید و… لازم به ذکر است که این تغییرات در واقع ناشی از همان مزایای اصلی نرم افزار مدیریت مالی است .که به عنوان انگیزه اصلی کمپانی ها برای انتخاب سیستم مذکور عمل می کند .

نحوه امتیاز دهی پاسخ دهندگان ، دلایل بیشتری برای تایید این مزایا فراهم کرده است . از جمله این مزایا که بیشتر مورد توجه افراد هستند می توان به تلفیق عملیات حسابداری ، افزایش انعطاف پذیری در تولید اطلاعات ، بهبود کیفیت گزارشات مالی و تصمیم گیری بر اساس اطلاعات حسابداری به موقع و قابل اعتماد اشاره کرد .

نو ظهور بودن این سیستم دلیل عدم کاربرد گسترده تغییرات جدید در سیستم حسابداری و ناشناخته ماندن بخشی از مزایای نرم افزار مدیریت مالی است . در واقع در کمپانی های تحت مطالع نرم افزار مدیریت منابع مالی به تازگی مورد استفاده قرار گرفته و در حال حاضر تاثیر آن بر سیستم حسابداری به خوبی قابل درک نیست . همچنین پیچیدگی نرم افزار مدیریت مالی نیازمند گذشت زان است تا کاربران بتوانند به تمامی مزایای آن دستیابند . در واقع منافع حاصل از کاربرد این سیستم در دراز مدت معلوم می شوند . با این حال این تغییرات و منافع حاصل از آنها به خودی خود ابداع محسوب نمی شوند ، بلکه سازمان را همپا با تغییرات ایجاد شده در محیط تجاری پیش می برد . افزایش نیاز در این محیط تجاری بسیار رقابتی ، به شدت اتوماتیک و مبتنی بر IT  کمپانی ها را وادار به استفاده از نرم افزار مدیریت مالی می کنند تا قدرت رقابتی خود را حفظ کنند.

نکته حائز اهمیت ، این است که در قریب به انتفاق سازمان ها ، بخش عمده ای از اطلاعات مورد بحث در قلمرو اطلاعات مالی است و به همین دلیل اهمیت و نقش برجسته این قبلی اطلاعات در افزایش توان جوابگویی و تصمیم گیری مدیران کاملا مشهود است . کوشینگ با نمودار شماره یک نشان می دهد سازمان با محیط خود چگونه ارتباط اطلاعاتی برقرار می کند . در این شکل ساده که E نمادی از محیط خارجی سازمان است نجوه تامین اطلاعات مورد نیاز مدیریت برای پاسخگویی به محیط نشان داده شده است .

نرم افزار حسابداری پیدارهمانطور که در تصویر بالا ملاحظه می کنید پاسخگویی سازمان در برابر محیط خارجی ( ارتباط اطلاعاتی با مجیط ) صرفا از طریق مدیریت انجام می شود و بخش اعظم اطلاعاتمورد نیاز مدیریت ، اطلاعات مالی است که از طریق سیستم اطلاعاتی حسابداری تامین می شود . در هر حال مجموعه اطلاعاتی که مدیریت برای انجام وظایف خود اعم از پاسخگویی و تصمیم گیری به آن نیاز دارد ، از طریق نظام اطلاعاتی است .

نظام اطلاعاتی مدیریت علاوه بر سیستم اطلاعاتی حسابداری زیر مجموعه های دیگری نیز دارد که برخی از آناه عبارتند از سیستم های اطلاعاتی تولید ، بازاریابی ، پرسنل ، ( منابع انسانی ) موجودیت ها و در سال های اخیر سیستم اطلاعاتی مدیریت اجرایی (EIS )

آنچه بیان شد نشانگر اهمیت بسیار زیاد اطلاعات مالی در اکثر سازمان هاست . طبعا ضعف نظام اطلاعاتی حسابداری یا بد کار کردن آن می تواند موجبات فلج شدن سازمان در مواجهه با شرایط محیطی و محاطی را فراهم آورد . با این اوصاف مدیران علی القاعده باید تلاش بسیاری را در جهت برقراری یک نظام صحیح و کارامد اطلاعاتی مصروف کنند تا بتوانند وظایف روزمره خود را به انجام برسانند .

هنگامی که اطلاعات مالی در پایگاه داده های جداگانه ای برای بازاریابی ، تولید و خرید نگهداری می شود تصمیم گیری تجاری در مورد سود آوری محصول بسیار مشکل می شود زیرا در صورت استفاده از پایگاه داده چندگانه ، تهیه اطلاعات مربوط به تفاوت هزینه های موجودی ( مانند هزینه استاندار در مقابل هزینه واقعی ) مشکل می شود و از آنجایی که هزینه موجودی ، پایه ای برای تعیین سود آوری محصول است بنابراین تعیین سود محصول دشوار می شود .

در سطح مفهومی ، یک سیستم حسابداری فعالیت های کنترل مدیریتی و عملیاتی را پشتیبانی می کند . در سطح عملیاتی ، یک سیستم حسابداری پردازش هایی مانند چک های پرداختی ، صدور چک به فروشندگان ، فاکتور مشتریان و سفارش خرید را انجام می دهد .

مدل مفهومی یک سیستم حسابداری به صورت زیر می باشد .

نرم افزار مالی پیدارکارکرد مالی مسئولیت مدیریت نمودن سرمایه خای مالی سازمان مانند وجود نقد ، سهام ، اوراق قرضه و هر گونه سرمایخ گذاری که بازگشت این سرمایه های مالی را بهبود بخش ، برعهده دارد . این کارکرد همچنین مسئول سرمایه سازی برای سازمان است مانند سرمایه گذاری در سهام و اوراق قرضه . برای آنکه سازمان مطمئن شود که بهترین بازگشت سرمایه گذاری را بدست خواهد آورد ، کارکرد مالی می بایست اطلاعات قابل توجهی را از منابع خارج سازمان بدست آورد .

از طرف دیگر کارکرد حسابداری مسئولیت نگهداری و مدیریت سوابق مالی سازمان مانند رسید ها ، پرداخت ها ، استهلاک ، حقوق و دستمزد در ارتباط با جریان های نقدی داخل سازمان را برعهده دارد. کارکردهای مالی و حسابداری با مشکلات مرتبطی در ارتباط هستند : رهگیری سرمایه های مالی و جریان های نقدی سازمان . به عنوان مثال ، آنان به سئوالات زیر پاسخ می دهند : میزان سرمایه های مالی کنونی سازمان چقدر است ؟ چه سوابقی در ارتباط با استهلاک ، رسید هاذ، حقوق و دستمزد و سایر جریان های نقدی وجود دارد؟