چالش های نرم افزار مدیریت مالی

چالش های نرم افزار مدیریت مالی

چالش های نرم افزار مدیریت مالی

در پياده سازي نرم افزار مدیریت مالی ممكن است با چالش های نرم افزار مدیریت مالی مواجه شويم كه نمونه اي از اين مشكلات به شرح زير مي باشد:

  • كوشش و تلاش زياد در برابر نتيجه اي ضعيف

 كوشش و تلاش براي پياده سازي بيش از آن چيزي اسـت كـه تـا بـه حـال درمـورد آن صحبت شده يا حتي تصور شده است. هنوز هيچ سازماني شناسايي نشده كـه توانسـته باشـد زودتر از برنامه ريزي صورت گرفته و با هزينه اي كمتر از بودجه تعيين شده چنين سيسـتمي را پياده سازي كند.

  • استفاده اسباب بازي گونه از نرم افزار مدیریت مالی

نرم افزار مدیریت مالی به خاطر غنا در كارآيي اصطلاح «اسباب بازي» پيـدا مـي كنـد، چـرا كـه استفاده كنندگان متوجه مي شوند كه سيستم جوابگوي تمامي نيازهـاي آن هـا مـي باشـد و ناگهان تمايل به استفاده از كل سيستم را پيدا مي كنند و اين موضوع گاهي باعث عـدول از حد و مرزهاي تعيين شده غير قابل كنترل گردد.

  • درك ناقص از مفهوم يكپارچگي

كلمه يكپارچه در نرم افزار مدیریت مالی بدين معني است كه هر آنچه در يك ناحيه اتفـاق بيفتـد يـك تاثير موجي شكلي در نواحي ديگـر مـي گـذارد. فهـم اثـرات فعاليـت هـاي يـك ناحيـه در نواحي ديگر در يك سازمان، چيزي نيست كـه در طـول يـك شـب اتفـاق بيفتـد، بنـابراين آموزش افراد براي كار با سيستم جديد نبايد تنها روي اين مسـاله كـه مـن چگونـه كـارم را انجام مي دهم، متمركز شود، بلكه بايد روي اين موضـوع كـه تـاثير كـار مـن روي نـواحي ديگر چه مي باشد نيز توجه داشت كه اين كار بسيار سخت است.

  • هزينه هاي پياده سازي

پياده سازي سيستم هاي نرم افزار مدیریت مالی  بـه از بـين بـردن حـد و مـرز بودجـه هـا معـروف اسـت. بسياري از پياده سازي ها در حدود دهها ميليون دلار خرج برداشته اند و به طور متوسـط در حدود 25 درصد هزينه اضافه بر بودجه تعيين شده دربر داشته است. بسياري از هزينـه هـاي پنهان، در نتيجه از بين رفتن برنامه ريزي بودجه بوجود آمده است.

هزينه هاي پنهاني در فرآيند استقرار نرم افزار مدیریت مالی عبارتند از :

 آموزش: هزينه هاي آموزش معمولا دست كم گرفته مي شوند. در بسياري از موارد كارمندان در حال يادگيري يك فرايند جديد هستند كه نيازمند آموزش زياد مي باشد.

 يكپارچه سازي، آزمون و نگهداري: مرتبط ساختن ديگر فرم هاي نرم افزاري با نرم افزار مدیریت مالی و همچنين نرم افزار مدیریت مالی  سفارشي (دلخواه) سازمان نيازمند يكپارچه سازي، آزمايش و نگهداري است. اين هزينه ها معمولا بيشتر از ميزان پيش بيني شده هستند

تبديل داده: تبديل داده هاي خام از يك سيستم قانونمند به يك سيستم ديگر مي تواند يك كار طاقت فرسا باشد، اگر در مرحله تبديل داده ها متوجه شويم كه داده ها در آن اندازه كه انتظار مي رفت خالص (خام) نيستند، فرايند تبديل داده ها طولاني تر و در نتيجه پرهزينه تر مي گردد

 جايگزيني بهترين و باهوش ترين افراد :تيم پياده سازينرم افزار مدیریت مالی متشكل از يك گروه منتخب از افراد باهوش از دپارتمان سيستم اطلاعات و تجارت مي باشد. زماني كه پروژه عظيمنرم افزار مدیریت مالی بطور كامل استقرار مي يابد آنها به يك دانش قابل توجهي دست مي يابند كه ممكن است اين افراد را به سمت ارايه مشاوره به ديگر شركت ها و موسساتي كه پروژه هاي مشابه نرم افزار مدیریت مالی دارند سوق دهد. لذا طراحي و داشتن يك برنامه نگهداشت نيروي انساني از قبل الزامي است تا ضمن نگهداشت پرسنل با ارزش سازمان، اقدام به جذب نيرو و جايگزيني را طبق يك برنامه مدون نمود.

انتظار براي بازگشت سرمايه : انتظار مي رود ارزش نرم افزار مدیریت مالی  از هزينه هاي صرف شده براي پياده سازي آن بالاتر رود، ممكن است زمان زيادي طول بكشد تا چنين سرمايه اي بازگشت داشته باشد. بعد از يك پياده سازي با ابعاد بزرگ كه چندين نقطه در جهان را در بر مي گيرد، مشكل مي توان بازگشت سرمايه واقعي را تا زماني كه سيستم براي مدتي كار نكرده و هنوز اصلاح و بهسازي بر روي آن صورت نگرفته، اندازه گيري كرد.

فشارهاي بعداز پياده سازي : به خاطر كارآيي ضعيف بعد از پياده سازي نرم افزار مدیریت مالی در شركت ها و موسسات ممكن است با افزايش هزينه هاي عملياتي مواجه شوند. در زمان استفاده از سيستم جديد، كارمندان همه چيز را از نظر عملكرد و ظاهر متفاوت با قبل مي بينند و ممكن است دچار تغيير رفتار شوند، چرا كه آنها همه چيز را قبلا طور ديگري انجام مي دادند، بنابراين تا زماني كه افراد در فرايندهاي جديد مهارت پيدا نكرده اند موسسه يا سازمان بايد انتظار كاهش كارايي را داشته باشد. گاهي اوقات كاركنان به دليل نياز به كار زياد باكامپيوتر تحت فشار قرار گرفته و آن را خارج از حد توانايي خود مي بينند و اين وضعيت جديد را تحمل نكرده و محل كار خود را ترك مي كنند.

ريسك هاي تعامل با يك فروشنده خاص: سازمان ها نه تنها يك سيستم جديـد نرم افزار مدیریت مالی را انتخـاب مـي كننـد بلكـه يـك ارتبـاط و همكاري طولاني مدت را با يك فروشنده نيز انتخاب مي كنند. كاركردن با يـك فروشـنده سيستم، ريسك هاي زيادي همچون توسعه كند محصول، امكان ورشكستگي فروشنده و يا كمبود عكس العمل در برابر نيازهاي سازمان دارد. البته بايد توجه داشت كه اجتناب از ايـن ريسك ها تا حد زيادي بستگي به تعامل با قروشنده و شرايط اجراي پروژه دارد.

مسايل امنيتي و دسترسي به اطلاعات : نرم افزار مدیریت مالی حجم زيادي از اطلاعات را كه توسـط مـديريت ارشـد تـا كاركنـان خطوط نظارت مورد استفاده قـرار مـي گيـرد، جمـع آوري مـي كننـد. امنيـت دسترسـي بـه اطلاعات و اين كه چه كسي تا چـه سـطحي امكـان دسترسـي بـه اطلاعـات را داراسـت، از موضوعات قابل توجه در اين سيستم ها مي باشد.

فرهنگ همكاري و تعاون در سازمان : نرم افزار مدیریت مالی بيشترين تاثير را بر فرهنگ همكاري در سـازمان دارد كـه معمـولاٌ بـه آن كمتـر اهميت داده مي شود فرهنگ همكاري تركيبي از دو عامل است:

  • افرادي كه در يك شركت استخدام شده اند؛ ارزش شخصيتي آن ها، توانايي هـا، عادت ها و …
  • نحوه كار موسسه، تمركز، فرايند تصيم گيري، رفتار با كارمندان، ثبات و…

براي اينكه يك موسسه در كار باERP موفق شود بايد فرهنگ همكاري خود را تغييـر دهد و اين موضوعي نيست كه در كوتاه مدت قابل انجام باشد. براي اين كار نياز بـه برنامـه ريزي و آموزش نيروي انساني در دراز مدت خواهد بود

تغييرات غيرمنتظره مديريتي : قبل از پيـاده سـازي نرم افزار مدیریت مالی بايـد افـراد سـازمان را بـا مسـايلي از قبيـل تغييـرات مديريتي آماده كرد، چرا كه اگر سيستمي به افراد يك شركت تحميل شـود بـه طـوري كـه آنان نسـبت بـه آن احسـاس مالكيـت كمتـري داشـته باشـند، افـراد، آن سيسـتم را يـا غـرق مي كنند و يا از دستيابي آن به ميزان سود دهي مورد انتظار جلوگيري مي كنند.

مشكلات شركت هاي عرضه كننده نرم افزار مدیریت مالی : علاوه بر موارد ذكر شده شركت هاي عرضه كنندهنرم افزار مدیریت مالی خود نيز با مشـكلاتي روبـرو بوده اند كه اين مشكلات مي تواند در پياده سـازي بـروز كـرده و بـر خـدمات رسـاني ايـن شركت ها تاثير نامطلوبي داشته باشد. فهرستي از اين مشكلات به شرح زير است:

  • تغيير مديريت و آموزش
  • برنامه ريزي ضعيف
  • دست كم گرفتن مهارت IT
  • مديريت پروژه ضعيف
  • مشكلات تكنولوژيكي
  • دست كم گرفتن منابع
  • ناكافي بودن منابع
  • ناكافي بودن ارزيابي نرم افزار
  • عدم شناسايي تغييرات قبل از بحراني شدن
  • نداشتن برنامه مديريت بحران و تهديدات

این چالش های با راهکارهای پیدار بر طرف شده و فرصت هایی که پس از پیاده سازی نرم افزار مدیریت مالی در سازمان ایجاد می شود به صورت زیر است :

نرم افزار مدیریت مالی